Liebe Kunden,

falls Ihr Steuerberater Sie nicht über die Kassennachschau informiert hat, möchten wir Ihnen diese Information zukommen lassen. Ab dem 01.01.2018 haben die Finanzverwaltungen die Möglich, vor Ort im Unternehmen eine Kassennachschau durchzuführen. Laut Gesetz darf der Prüfer „ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten“ in den Geschäftsräumen eines Betriebs seine Prüfung durchführen.
Wir erwarten, dass die Finanzverwaltungen 2018 massiv von diesem Instrument Gebrauch machen werden. Aufgrund dessen ist es erforderlich, dass Ihre Kasse den neuen Anforderungen angepasst werden muss.
Für alle finanztechnischen oder gar rechtlichen Belange ist Ihr Steuerberater bzw. Rechtsanwalt der verantwortliche Ansprechpartner.

Was wird geprüft?
Gegenstand der Prüfung sind neben der Kasse selbst grundsätzlich alle Aufzeichnungen und Dokumente, die in Zusammenhang mit der Kasse stehen.
Die Prüfung teilt sich vermutlich in zwei Teile: Technische Prüfung der Kasse und Sichtung der Organisationsunterlagen/Verfahrensdokumentation.
Auf beide Bereiche sollten Sie vorbereitet sein, insbesondere der Bereich der Dokumentation wird unterschätzt. Bereits das Fehlen der Verfahrensdokumentation ist in der Vergangenheit von den Finanzverwaltungen als Mangel in der Kassenführung bezeichnet worden. Eine nicht ordnungsgemäße Kassenführung führt zur Schätzungsbefugnis der Finanzverwaltungen.
Um auch den finanzrechtlichen Aspekt mit abzudecken, ist dringend angeraten, Ihren Steuerberater mit hinzuzuziehen. Fallen nämlich einem Prüfer bei einer Kassennachschau Unregelmäßigkeiten auf, kann er unmittelbar ohne Prüfungsanordnung zu einer regulären Betriebsprüfung übergehen.

Technische Prüfung der Registrierkasse
Der Prüfer wird untersuchen, ob die Kasse ordnungsgemäß funktioniert. Dazu sind neben der Sichtung der Kassenprogrammierung und des Berichtsarchivs folgende Maßnahmen vorstellbar.
Kassensturz: Kassensturz bedeutet, dass der Betrieb gestoppt wird und der Bargeldbestand der Kassenlade bzw. der Bediener-Geldbörsen gezählt und mit dem Bar-Soll des Finanz- bzw. Bediener-Berichts verglichen wird
Voraussetzungen für Kassensturz:
– Eingabe Wechselgeld pro Bediener-Geldbörse bzw. Kassenlade
– Abschöpfung Wechselgeld pro Bediener-Geldbörse bzw. Kassenlade
– Verbuchung aller Einlagen und Auslagen
– Verbuchung aller Einzahlungen und Auszahlungen
– Rechnungserstellung mit dem richtigen Finanzweg, keine Finanzwegumbuchungen am Abend

GoBD-Export der Daten
Der Forderung nach der Übermittlung von maschinell auswertbaren Daten kann mit der Kassen-Version 105.19.R13520 nachgekommen werden.

Dokumente
Nachfolgende Dokumente sollten bereitgehalten werden. Die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
– Bedienungsanleitungen der Kasse und der Kassen-Peripherie-Geräte
– Liste der installierten Kassen, Mobilgeräte, Drucker und sonstige zum Kassensystem gehörigen Peripherie-Geräte
– Für jedes Gerät sollte festgehalten werden (Hersteller und Typ, Seriennummer, Version und Betriebssystem, IP-Adresse bei Netzwerkgeräten, verbundene Kasse, Einzel- oder Verbund-Funktion bei Kassen
– Verfahrensdokumentation
– Beschreibung des technischen Prozess der Buchung von Geschäftsvorfällen
– Beschreibung der Archivierung der Daten und Gewährleistung der maschinellen Auswertbarkeit
– Wo und wie werden Daten gespeichert (CF-Karte, Festplatte)
– Gemeinsame Datenbank bei Verbundsystemen
– Funktion bei Mobilgeräten
– Immer Satellitengerät ohne eigenen Speicher, Daten sind immer in Datenbankführender Kasse gespeichert
– GoBD-Schnittstelle
– Verfahren zur Datensicherung (z.B. tägliche automatische Sicherung auf USB-Datenträger)
– Rechtevergabe für Bediener
– Dokumentation alle Systemeinstellungen
– Dokumentation der Stammdatenänderungen

Eine Verfahrensdokumentation für Ihre Kasse kann bei uns angefordert werden. Das entbindet Sie natürlich nicht von der Erstellung einer eigenen Verfahrensdokumentation.